Quand on est habitué à travailler avec les mêmes équipes qui fonctionne en Agile, les méthodes de travail et les manières d’interagir sont rodées. Mais dès que l’on intègre une nouvelle personne, qui plus est un fournisseur externe à la structure, cela change la donne.
Voyons quelques points importants à prendre en compte.
La personne, le fournisseur est-il aguerri aux méthodes Agiles?
L’accompagnement au démarrage, un point essentiel
C’est bien la première chose à prendre en compte.
Un prestataire qui ne connaît rien aux cycles Agiles, aux concepts de gestion d’un backlog, aux différents rituels… risque de se retrouver perdu sur les premières semaines et être un véritable obstacle à l’avancement si on ne gère pas la situation.
Nous ne faisons en général pas intervenir un prestataire pour le former pendant plusieurs jours/semaines!
Il faut donc vérifier le niveau de ou des intervenants, et en fonction adapter le format de l’intégration avec l’équipe. Idéalement ce travail est à la charge du Scrum Master.
Il ne faut pas oublier que même si le prestataire a un bon niveau, il faudra de toute façon avoir une phase d’intégration (outils, particularités des méthodes de travail, relationnel…).
S’accorder dès le départ sur le fonctionnement
Lors de la rédaction des documents contractuels entre les deux parties, il faut penser à cette intégration et surtout bien faire figurer vos exigences (et les vérifier par la suite!).
Si par exemple la prestation passe par un appel d’offre ou un contrat : il faut intégrer un paragraphe concernant soit la prise en charge de la montée en compétence, ou avoir une exigence sur le niveau des collaorateurs mis à disposition.
Ne pas hésiter à demander des références!
D’expérience, il est cependant difficile de discerner dans une réponse écrite la véracité des informations communiquées par le candidat. Les compétences et la maîtrise des méthodes Agile sont souvent enjolivées.
Il faut bien creuser cela au moment d’entretiens : faits d’armes, questions basiques sur les concepts de base, compatibilité de la personne… .
Cas d’une personne à distance
La proximité fait l’efficacité, et le contact physique est le meilleur moyen d’échanger et d’être efficient.
Dans le cas ce n’est pas possible, il ne faut pas exclure la personnes des rituels et de la méthode de travail en général.
De très bon outils de visioconférence existent alors pourquoi s’en passer? D’ailleurs privilégiez la vidéo au téléphone et le téléphone à l’e-mail !
Il faut bien penser dès le départ à mettre en place les mécanismes avec les travailleurs distants.
Sinon, très rapidement, cela va créer un flottement, un manque d’efficacité, des incompréhensions et des conflits.
Pour se faire :
- Si possible prévoyez une venue en présentiel régulière malgré tout
- Utilisez des outils comme Teams pour faciliter les échanges et le partage de contenu
- Être d’autant plus exemplaire sur la gestion du backlog
- Bien respecter les rituels Agile
La rétrospective, un rituel impératif dans ce cadre
Nous l’avons vu ajouter un membre dans une équipe et de plus externe n’est pas si simple que cela. Mais avec les bons réflexes, cela se passe très bien.
Pour s’assurer que le tout se passe bien dans la durée, il ne faut pas transiger sur les rétrospectives.
Cela permettra à l’équipe élargie de s’améliorer régulièrement et de corriger les écarts qui ont tendance à se créer plus facilement dans ce contexte.
Je n’ai que trop vu de projets où un “bilan” était fait à la fin du projet avec une chasse aux sorcières sur les responsabilités, les retards, les erreurs… . Ce n’est que bien trop tard :
- La chaîne d’erreurs est devenues bien trop complexe à remonter
- Chacun croit l’autre responsable
- L’ambiance s’est trop détériorée
- L’équipe à oublié certains éléments clés
Donc, ayez les bons réflexes : pensez bien amélioration continue, cadrez dès le départ la prestation, incluez le fournisseur dans l’équipe et tout se passera bien!
