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Bien démarrer son backlog Azure Devops

LE VIDE . Voilà comment démarre un projet et son backlog. Et il est facile de partir dans des travers qui vont se répercuter sur tout votre projet. Alors voyons comment bien démarrer son backlog!
Première étape il faut créer un nouveau projet Devops avec le modèle de votre choix.
Le modèle va régir les types d’éléments que vous pourrez saisir et le process en général. Faites des tests et choisissez bien!

Création d'un projet Devops. Le choix du process est important et va régir le comportement de votre backlog.
Pensez au choix du modèle!


Une fois ceci fait, voici quelques conseils pour démarrer au mieux son Backlog et éviter un grand bazar ou l’anarchie la plus totale!

Identifier clairement vos utilisateurs

Cela paraît si évident que cette phase est parfois oubliée, parce qu’il faut “aller vite”… et puis on croit parfois tout savoir alors que ce n’est pas le cas!

Sans l’identification claire de vos personas, quel backlog allez vous créer ? Certainement pas le bon pour la bonne personne !

Idéalement, créez des fiches pour chaque utilisateur type. A défaut recensez les avec un court descriptif.

Sur Azure Devops, un module tiers existe, très bien réalisé : https://marketplace.visualstudio.com/items?itemName=agile-extensions.personas

Exemple d'utilisation du module "Personnas".
Extension Personnas

Une fonctionnalité utile est que vous pouvez taguer (comme un tag “classique”) vos stories avec le ou les personas concernés.
Cela force à se projeter “pour qui je fais cela” et également de facilement rechercher les stories liées à un type d’utilisateur.

Premier remplissage!

En début de projet, vous allez entamer un processus d’idéation : Au fur et à mesure des ateliers, l’objectif est de comprendre et saisir les besoins de chaque client à la volée façon prise de note.

Un principe à retenir dans cette phase : toute idée, tout besoin est bon à prendre. Et ne pas le saisir à l’instant, c’est l’oublier le lendemain!

Vous allez vous retrouver rapidement avec des dizaines de user stories incomplètes dans la première colonne du Kanban façon “bac à sable”, “prise de notes”.

Choisir sa méthode de travail

C’est un long débat. Sans connaître l’exhaustivité des méthodes disponibles, je vous conseille de :

  • Rester sur un kanban (c’est à dire ne travailler que sur le Board Devops) pour des projets de petite ampleur, ou très rapides.
  • Utiliser des sprints pour des projets d’une taille supérieure et ou qui se déroulent sur une période moyenne à longue.

Dans tous les cas, pensez à personnaliser votre Board en fonction de vos usages et si vous utilisez vos sprint, définissez une durée de sprint et créer déjà des sprints génériques (S01 -; S02 -…)

Rendre son backlog agréable et efficace

Un peu de tunning pour mieux s’y retrouver, cela se passe ici :

Utiliser Features et Epics

Pour se faire, il faut faire un tour dans les paramètres :

Pour activer "Epics" et Features", il faut aller dans les paramètres du projet.
Activer Features et Epics

Une fois une première phase de récole de besoin effectuée, vient la phase de regroupement et de la définition des parcours utilisateurs.
Une bonne approche pour cela est

  • de regrouper les stories sous des “features” : “Créer un compte client”, “S’authentifier avec un réseau social”, “Gérer son panier”… .
  • de placer ces features sur unestory map” (à faire en dehors de Devops sur un tableau par exemple) afin de bien identifier les parcours des utilisateurs (chemin critique, fonctionnalités essentielles ou facultatives)
  • En fonction du résultat, placer les “features” sous des “Epics” qui constituerons vos versions ou plus généralement vos grandes étapes du projet.
Pour organiser votre Backlog Devops, classer vos user stories sous des features et les features sous des Epics.
Exemple de découpage Epics et Features

Cela va permettre :

  • Une meilleure lisibilité
  • Un tri sur ce qui est nécessaire
  • Un ordonnancement du travail à effectuer
  • De centraliser documents et spécifications sur les Epics ou Features plutôt que de les éclater sur les stories

Renseigner correctement ses stories

LE point essentiel de tout bon backlog. Je vais rédiger un article plus complet sur ce sujet mais il faut respecter :

  • L’avancement des statuts de vos éléments de backlog
  • Intituler correctement vos éléments : Verbe d’action, le titre doit être compréhensible pour chaque équipier.
  • Remplir un descriptif, des conditions d’acceptation, effort et business value
  • Caler vos réalisations sur des sprints (en fonction de la méthode)

Projeter une roadmap

Une fois votre backlog initialisé (il va bien sûr évoluer par la suite), il est nécessaire de se projeter un minimum sur la roadmap.

Pour ce faire un module excellent de Microsoft peut être installé : la feature timeline

https://marketplace.visualstudio.com/items?itemName=ms-devlabs.workitem-feature-timeline-extension

Le feature Timeline permet d'avoir une vision planning de votre projet. Intéressant pour ne pas se retrouver en dehors de clous!
Exemple de Feature timeline (source Microsoft)

Vous allez pouvoir faire l’exercice de définir un macro planning en fonction des vos Epics et features.
Vous pourrez même voir l’avancement en direct de l’accomplissement de vos features!

Même si les principes de cadencement et d’amélioration animent l’agilité, c’est un bon moyen de se projeter et vérifier le dimensionnement du projet versus le temps imparti.

Ainsi, désormais, vous avez de quoi bien démarrer votre backlog Devops. Maintenant, il faut le faire vivre en assurant un suivi régulier et impliquer un maximum votre équipe. Avoir un outil bien paramétré est une bonne chose, mais fédérer une équipe autour est d’autant plus important.

Jérôme CLET

Product Owner, Proxy PO au grès des projets, je travaille au service IT d'une grande Ecole de Commerce. J'ai grandement participé à l’émancipation des méthodes dites Agile dans mon contexte de travail. Plutôt que d'Agilité, je préfère amplement parler de "bon sens", tellement chaque cadre proposé répond à des évidences.

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